Hoppa till sidans innehåll

Arbetsordning för styrelsen och kommittéer.


 

Styrelsesammanträden 

Styrelsen skall sammanträda 11 ggr per år, den tredje tisdagen i varje månad förutom juli månad. Härutöver skall sammanträde hållas om en styrelseledamot eller ridskolechefen så begär. Vid varje sammanträde skall protokoll föras. 

Kallelse till styrelsemötet skall vara varje styrelseledamot/suppleant tillhanda senast en vecka innan styrelsemötet äger rum. Ledamoten skall samtidigt med kallelsen få med föregående mötes protokoll. Kallelse till sammanträdet skall ske genom e-post. 

Styrelsesuppleanterna har alltid rätt att delta i styrelsemötena och skall ingå i styrelsens kommittéarbete. 

Styrelsen ansvarar för att samtliga klubbens kommittéer är verksamma.

 

Verkställande utskottet (VU)

Verkställande utskottet som består av ordförande, kassör, vice ordförande, kassör, sekreterare samt ridskolechefen kan sammanträda mellan styrelsemötena om så behövs för att bereda ett brådskande ärende. Minst tre skall vara närvarande. Ett möte i VU skall protokollföras. På kommande styrelsemöte skall information lämnas till övriga i styrelsen om den fråga som har avgjorts av VU.

 

ARBETSFÖRDELNING 

Ordförande

  • Skall ansvara för att styrelsemötena och beslut fattas i enlighet med föreningens stadgar.
  • Ansvara för att förberedelserna inför årsmötet hålls i enlighet med föreningens stadgar så att årsmötet kan äga rum på ett korrekt sätt.
  • Ha ett övergripande ansvar för verksamheten. 

Vice ordförande

  • Skall träda i ordförandes ställe när så behövs.
  • Tillsammans med ridskolechefen ansvara för personalen. 

Kassör

  • På varje styrelsemöte lämna en ekonomisk rapport för styrelsen
  • Upprätta årsbokslut, årsredovisning
  • Tillsammans med de olika kommittéerna och ridskolechefen upprätta en budget för kommande verksamhetsår.
  • Stödja och informera övriga i styrelsen och personal i Enköpings ridklubb i ekonomiska frågor.
  • Stödja ungdomssektionens kassör i dennes arbete.
  • Kassören skall tillsammans med ekonomipersonal ansvara för att
  • Löpande bokföring och avstämningar sker enligt redovisningsrådets rekommendationer.
  • Löpande fakturor attesteras och betalas inom förfallotiden.
  • Löner och andra ersättningar räknas och utbetalas och att kontrolluppgifter och AMFuppgifter sammanställs och redovisas till berörda myndigheter.
  • Skatter och avgifter redovisas till myndigheter och betalas i rätt tid.
  • Fakturering och bevakning av kundfordringar sker löpande.
  • Kontantkassan avstäms regelbundet. 

Sekreterare

  • Skall tillsammans med ordförande upprätta en dagordning inför varje styrelsemöte.
  • Skicka ut kallelse till alla medlemmar i styrelsen senast en vecka innan styrelsemötet, kallelsen skickas via e-mail.
  • Föra anteckningar på styrelsemötet, skriva rent och distribuera protokollet till ordf. för justering samt till mötets justeringsman. Protokollet skall därefter skickas till alla i styrelsen inkl. ridskolechef samt till klubbens revisor. Ett original av protokollet skall förvaras i pärm på kontoret vid Enköpings ridklubb.
  • En förkortad version av styrelseprotokollet skall läggas ut på hemsidan under rubriken styrelseprotokoll. Syftet med den förkortade versionen är att ge medlemmarna inblick i vad som diskuteras på styrelsemötena. Uppgift om personalfrågor utelämnas.
  • Efter årsmötet skall sekreteraren sammanställa uppgifter på den nya styrelsen och skicka in dessa till distriktet och Svenska ridsportförbundet samt klubbens hemsida. Skapa och underhålla adresslistan för styrelsen. Skicka in uppgifter om medlemsantalet till distriktet och SvRF varje år.
  • Medlemmar som fyller 40, 50 och 60 år uppvaktas av ridklubben. De som gör en stor insats uppvaktas med present eller blommor och övriga uppvaktas med ett kort. En lista på de som fyller jämt går att få från medlemsregistret.

Tävlingskommittén 

ansvarar i samarbete med klubbens styrelse för

  • Övergripande policy för tävlingsverksamhet (bilaga 1)
  • Policyn för ersättning till klubbens tävlande medlemmar (bilaga 2)
  • Policy för förtäring till funktionärer vid klubbens tävlingar
  • Ansvara för samordning av tävlingsterminen.
  • Tillsammans med grenansvariga tillse att det finns en hopp- och dressyrkommitté.
  • Ansvara för att hemsidan är uppdaterad beträffande tävling.
  • Planer och genomföra licenskväll och funktionärskväll.
  • Sammansättningen: en ordf. en sekreterare, två till tre repr. Från hoppkommittén samt två till tre repr. Från dressyrkommittén samt repr. från personalen.
  • Styrelsens repr i TK går varje år igenom ” Handlingsplan vid kris” med hela TK.

Hoppkommittén

  • Ansvara för att hoppkommittén bedriver verksamhet i enlighet med Enköpings Ridklubbs stadgar.
  • Löpande informera styrelsen om verksamhetens utveckling genom rapporter på styrelsemötena.
  • Planera och hålla i möten för hoppkommittén under terminerna samt vid behov anordna uppföljningsmöte efter tävling.
  • Skall vara en kommunikationslänk mellan ridklubbens hoppintresserade medlemmar och styrelsen.
  • Skall till TK inkomma med förslag på tävlingsupplägg för nästkommande år senast till TK:s junimöte.
  • Ansöka om och skapa propositioner för klubbens hopptävlingar.
  • Skall utse tävlingsledare till och genomföra klubbens hopptävlingar.
  • Skall i förekommande fall anmäla tävlingarna till Jordbruksverket.
  • Skall följa upp tävlingens ekonomiska utfall och rapportera detta till styrelsen.
  • Anmälan av lag till distrikt och förbund i samarbete med klubbens administratör som sköter inbetalning av avgifter.
  • Ansvara för att utse lagledare till allsvenskor/lagtävlingar samt informera om lagledarens ansvar enligt gällande dokument. (bilaga 3).
  • Ansvara för att de instruktioner som styrelsen meddelar och den verksamhetsplan som styrelsen upprättar hålls.
  • Den grenansvarige lägger fram sin del av verksamhetsplanen, äskande om investering, förslag till tävlingstermin samt förslag på antal lag i Enköpings Ridklubbs namn som sedan fastställs av styrelsen.
  • Den grenansvarige har möjlighet att delegera sitt ansvar till annan klubbmedlem som är väl insatt i detta område.
  • I samarbete med ridskolan tillse att verksamheter i form av träningar, föredrag mm genomförs för hoppintresserade.
  • Lämplig sammansättning av kommittén: En styrelse representant, en repr. för ponny en repr. för häst privat, en för ponny en för häst ridskola samt en för de tävlande.

 

Dressyrkommittén

  • Ansvara för att dressyrkommittén bedriver verksamhet i enlighet med    Enköping Ridklubbs stadgar.
  • Löpande informera styrelsen om verksamhetens utveckling genom rapporter på styrelsemötena.
  • Planera och hålla i möten för dressyrkommittén under terminerna samt vid behov anordna uppföljningsmöten efter tävling.
  • Skall vara en kommunikationslänk mellan ridklubbens dressyrintresserade medlemmar och styrelsen.
  • Skall till TK inkomma med förslag på tävlingsupplägg för nästkommande år senast till TK:s junimöte.
  • Ansöka om och skapa propositioner för klubbens dressyrtävlingar.
  • Skall utse tävlingsledare till och genomföra klubbens dressyrtävlingar.
  • Skall följa upp tävlingen ekonomiska utfall och rapportera detta till styrelsen.
  • Anmälan av lag till distrikt och förbund i samarbete med klubbens administratör som sköter inbetalning av avgifter.
  • Ansvar för att utse lagledare till allsvenskor/lagtävlingar samt informera om lagledarens ansvar enligt gällande dokument (se bilaga 2).
  • Ansvar för att de instruktioner som styrelsen meddelar och den verksamhetsplan som styrelsen upprättar hålls.
  • Den grenansvarige lägger fram sin del av verksamhetsplanen, äskande om investering, förslag till tävlingstermin samt förslag på antal lag i Enköpings Ridklubbs namn som sedan fastställs av styrelsen.
  • Den grenansvarige har möjlighet att delegera sitt ansvar till annan klubbmedlem som är väl insatt i detta område.
  • I samarbete med ridskolan tillse att verksamheter i form av träningar, programridning, föredrag mm genomförs för dressyrintresserade.
  • Genomföra klubbens dressyrtävlingar.
  • Lämplig sammansättning: en representant från styrelsen, en från ponny resp häst privat samt en för ponny resp häst ridskola samt en från de tävlande.

 

Utbildningskommittén

  • Vara övriga kommittéer och personal behjälplig med att planera kurser för medlemmar utifrån det behov som ridklubben har och som fastställs av styrelsen.
  • Vara ridklubbens kontakt med SISU för projektansökningar och information.
  • Göra en årsplan för kursverksamheten som styrelsen sedermera skall fastställa.
  • Gå igenom Handlingsplan vid Kris med hyrryttarna

 

Sponsorkommittén

  • Ansvara för att befintliga sponsoravtal följs.
  • Ansvara för att den löpande faktureringen följs.
  • Hålla sponsorpärmen uppdaterad.
  • Ansvara för att sponsringspolicyn hålls levande och föreslå för styrelsen de ändringar som kan behövas.
  • Samordna sökandet av nya sponsorer och samarbetspartners.
  • Utveckla och förbättra de rutiner som finns samt söka nya sponsorer och vårda de gamla.
  • Ansvara för nytecknande av sponsoravtalen.
  • Lämpligt antal deltagare är tre till fem personer.

 

Anläggningskommittén

  • Skall tillsammans med personal ansvara för underhåll av anläggningen samt göra en budget för de renoveringar och underhåll som åligger Enköpings ridklubb.
  • Skall tillsammans med personal delta i de möten med Enköpings kommun som berör anläggningen.
  • Skall tillsammans med personal göra en årlig inventering av det underhållsbehov som anläggningen har.
  • Skall ha ett övergripande IT-ansvar.
  • Skall vara övriga kommittéer och personal behjälplig med att sprida information via hemsida.
  • Lämpligt antal deltagare är tre till fem personer.

 

Cafeteriakommittén

  • Skall tillsammans med personal verka för cafeterians ekonomi.
  • Skall tillsammans med ridklubbens städpersonal arbeta för att rutinerna för hygien följs i cafeteria och kök enligt gällande lagstiftning.
  • Hålla i cafeteriamöten.
  • Vara cafeteriapersonalen behjälplig med att utse en ansvarig i cafeterian vid varje evenemang på ridklubben, vid olika temakvällar samt ideell bemanning.
  • Vara tävlingsledare behjälplig med att utse ansvariga för funktionärsfika och funktionärsmat.
  • Hålla styrelsen informerad om cafeteriaverksamheten på varje månadsmöte.  
Uppdaterad: 29 DEC 2017 10:56 Skribent: Styrelsen

Postadress:
Enköpings RK - Ridsport
Åkerby Ryttargård
74596 Enköping

Kontakt:
Tel: 0171-31611, 0171-31632
E-post: This is a mailto link

Se all info